Főszabályként a külföldön felhasználásra kerülő magyar közokiratokat felülhitelesítéssel kell ellátni, ez alól kivételt csak nemzetközi szerződés állapíthat meg.

A nemzetközi gyakorlat a felülhitelesítés jogintézményét alakította ki abból a célból, hogy a kiállítás országától eltérő országban felhasználásra kerülő közokirat valódisága a felhasználó külföldi fél számára igazolható legyen. A felülhitelesítési kérelemhez mellékelt eredeti közokiraton szereplő aláírást és bélyegzőnyomatot a felülhitelesítést végző szerv összehasonlítja a saját nyilvántartásában szereplő mintával, és amennyiben nem tapasztalható közöttük eltérés, úgy az eredeti közokiraton felülhitelesítő záradékot helyez el. Ebben a külföldi felhasználó fél számára közhitelesen tanúsítja, hogy a közokiraton elhelyezett aláírás és bélyegzőnyomat valódi.

Mit kell tennie?

Magyar közokiratok felülhitelesítését külföldi felhasználás céljából Önnek a vonatkozó kérelem nyomtatvány benyújtásával kell kérelmeznie.

A kérelem nyomtatványt a Konzinfo Ügysegéd weboldalon https://konzinfougyseged.mfa.gov.hu online lehet kitölteni és elküldeni a Külgazdasági és Külügyminisztérium részére. 

A kérelem benyújtására személyesen és postai úton van lehetőség:

a) személyesen kizárólag előzetes időpontfoglalás alapján, a kinyomtatott és aláírt kérelem nyomtatvány bemutatásával intézhető a felülhitelesítés. 

b) postai úton a kinyomtatott és aláírt kérelem nyomtatványt, az eljárási díj átutalását igazoló kinyomtatott banki tranzakciós bizonylatot és a felülhitelesítetni kért okiratokat szükséges postázni a Külgazdasági és Külügyminisztérium címére. 

A kérelemnek tartalmaznia kell:

a) a kérelmező nevét, lakóhelyét, székhelyét,

b) a felülhitelesítési tanúsítvánnyal ellátni kért közokiratot kiállító szerv vagy személy megnevezését,

c) a felülhitelesítési tanúsítvánnyal ellátni kért közokirat ügyszámát vagy az azonosítására alkalmas más adatot és

d) a felülhitelesítési tanúsítvánnyal ellátni kért közokirat felhasználási államát.

A kérelemhez mellékelni kell a tanúsítvánnyal ellátni kért eredeti közokiratot, elektronikus közokirat esetében annak papíralapú hiteles másolatát.

Kötelezettségmulasztás

Nincs jogszabályban rögzített szankció.

Határidők

Az ügyintézési határidő tekintetében  az általános közigazgatási rendtartásról szóló 2016. évi CL. törvény vonatkozó rendelkezései irányadók, amelyek értelmében a hiánytalanul előterjesztett kérelem esetében, és amennyiben a hatóság rendelkezésére álló adatok alapján a tényállás tisztázott, az eljárási határidő 8 nap (ún. teljes eljárásban, tehát ha tényállás nem tisztázott, az eljárási határidő maximum 60 nap).

Benyújtandó dokumentumok

  • Felülhitelesíteni kívánt okirat és
  • Kérelem nyomtatvány, és
  • Banki tranzakciós bizonylat (csak postai úton benyújtott kérelem esetén)

Fizetési kötelezettség

Az okiratok felülhitelesítésének díja felülhitelesítendő aláírásonként 5500 HUF.

Eljáró szerv

Az okiratok annak alapján, hogy mely államban kívánják azokat felhasználni két csoportba sorolhatók, így különbséget kell tenni az Apostille tanúsítvánnyal és a ’klasszikus’ miniszteri felülhitelesítéssel ellátandó okiratok között. A Külgazdasági és Külügyminisztérium Konzuli és Állampolgársági Főosztálya azon államok vonatkozásában, amelyek részesei a külföldön felhasználásra kerülő közokiratok diplomáciai vagy konzuli hitelesítésének (felülhitelesítésének) mellőzéséről Hágában 1961. október 5-én aláírt Egyezménynek (a továbbiakban: Apostille Egyezmény), az Apostille Egyezményt Magyarországon kihirdető 1973. évi 11. törvényerejű rendeletben meghatározott körben az okiratokat Apostille tanúsítvánnyal látja el.

Azon államok tekintetében, amelyek nem csatlakoztak az Apostille Egyezményhez, a Konzuli és Állampolgársági Főosztály az okiratok miniszteri felülhitelesítését végzi el, ezekben az esetekben az okiratokat a Külgazdasági és Külügyminisztériumban történt felülhitelesítést követően a felhasználás szerinti ország Magyarországon akkreditált külképviseletének diplomáciai felülhitelesítésével is el kell látni.

Felettes szerv/jogorvoslat

Az általános közigazgatási rendtartásról szóló 2016. évi CL. törvény rendelkezései értelmében az ügyfél a véglegessé vált döntés ellen közigazgatási pert indíthat.

Az ügyfél közigazgatási jogvitában eljáró bírósághoz fordulhat abban az esetben, amennyiben a közigazgatási döntések felülvizsgálatát kéri (például, ha a közigazgatási szerv nem tett eleget az eljárási kötelezettségének). A keresetlevelet főszabály szerint az ügyben eljárt közigazgatási szervnél kell előterjeszteni.

Egyéb információk

A konzuli védelemről szóló törvény a külföldön felhasználásra kerülő magyar közokiratok felülhitelesítését a külgazdasági és külügyminiszter feladataként nevesíti, aki ezt a hatáskört a Konzuli és Állampolgársági Főosztály Hitelesítési Ügyfélszolgálatának delegálta. A külpolitikáért felelős miniszter által végzett felülhitelesítés a konzuli védelemről szóló törvény értelmében hatósági tevékenység.

A külföldön felhasználásra kerülő magyar közokiratok kötelező felülhitelesítése alól egyes nemzetközi egyezmények kivételt engedhetnek. Az egyezmények két csoportját különböztethetjük meg: 

a) Apostille Egyezmény (kihirdette az 1973. évi 11. tvr.). Az Egyezményben szabályozott Apostille tanúsítvány igazolja a közokiratot kiállító szerv/hatóság aláírásának és bélyegzőlenyomatának valódiságát és azt, hogy a közokiratot aláíró személy milyen minőségben járt el. A részes államokban nincs szükség a külképviseletek által végzett diplomáciai felülhitelesítésre, helyette minden állam felhatalmaz egy vagy több, általában központi szervet (például minisztériumot) az egységes Apostille tanúsítvány kiállítására. Magyarországon az Egyezményt kihirdető 1973. évi 11. tvr. három szervet jelöl ki az Apostille tanúsítvány kiállítására: az igazságügyért felelős minisztert, Magyar Országos Közjegyzői Kamarát, valamint a külgazdasági és külügyminisztert.

Az Apostille Egyezmény részes államainak listája és az egyes államok által az Apostille tanúsítvány kiállítására kijelölt hatóságok elérhetősége az alábbi oldalon található: https://www.hcch.net/en/instruments/specialised-sections/apostille.

b) kétoldalú jogsegély egyezmények. Ezen egyezmények rendszerint kimondják, hogy az egyik szerződő állam illetékes hatósága által kiállított okiratot a másik államban is az eredetivel megegyező bizonyító erő illeti meg felülhitelesítés hiányában is.

Felhívjuk a figyelmet arra, hogy 2019. február 16-án hatályba lépett az (EU) 2016/1191 rendelet, amely az Európai Unió országai viszonylatában számos gyakori közokirat-típus (többek között anyakönyvi kivonatok, életbenléti- és családi állapot igazolások, erkölcsi bizonyítványok) esetében megszünteti az Apostille tanúsítvány beszerzésének szükségességét, és jelentősen egyszerűsíti a fordítások beszerzését. Bővebb tájékoztatás: https://e-justice.europa.eu/content_public_documents-551-hu.do

2017. január 1-től az anyakönyvi kivonatokra nem kell beszerezni az Országos Idegenrendészeti Főigazgatóság által kiállított közbenső felülhitelesítést. Az anyakönyvi kivonatok így bármely célország esetében közvetlenül a kiállítást követően benyújthatók.

Vonatkozó jogszabályok